Регистрация входящей корреспонденции

При поступлении электронного письма или бумажной корреспонденции регистрация входящего документа в системе СЭД Тезис производится следующим образом:

• Открыть форму быстрой регистрации Канцелярия → Форма быстрой регистрации.

  

• Заполнить следующие реквизиты письма:
  1. Тема - напишите название документа или тему электронного письма (О чём данный документ?);
  2. Способ получения - выбрать из выпадающего списка список получения письма.
  3. Содержание вставьте полный текст электронного письма и адрес отправителя или какие-либо комментарии к документу, если он бумажный;
  4. Исх. № ________ от ________ - вводим исходящий номер и дату, указанную непосредственно в самом документе.
     (если номера нет или это электронное письмо, то вместо номера пишем «б/н»);
  5. В поле Отправитель выбираем из списка отправителя;
     (если не нашли, то смотрите ниже свёрнутый блок)

     РАЗВЕРНУТЬ (как найти или добавить отправителя, если его нет в списке)

     СВЕРНУТЬ

     Как найти или добавить отправителя, если его нет в списке

     
     Если введя слово, вы не нашли нужного отправителя, то нажмите справа в этом же поле на кнопку •••.
     
     Так как список отправителей выводится на основе последнего выбранного отправителя (например, последним выбранным было Юр. лицо, значит выводится список всех Юр. лиц). Поэтому возможны два варианта:
     
     

     1) Поиск
     Если отправитель, например, не Юр. лицо, то сверху выберите Физ. лица или Сотрудники. Введя в поле ниже слово, нажмите кнопку Применить, выберите нужного отправителя. Нажмите снизу кнопку Выбрать.
     

     2) Добавление
     Если всё же отправитель не найден, то сверху выберите Юр. лица или Физ. лица и нажмите кнопку Создать. Введите в окне наименование организации и нажмите ОК. Теперь найдите этого отправителя как описано слева в пункте 1).
     

     
     

  6. В поле Направлено в дело выбираем из списка Том №1-Входящие 2022;
  7. В поле Вх. № ________ от ________ необходимо нажать кнопку Получить номер и ввести сегодняшнюю дату;
     (вводим входящий номер, который ранее написали на документе в штампе и дату сегодняшнюю)
  8. В поле Руководитель выбираем из списка ректора или проректора, которому уйдет на резолюцию документ;
  9. В поле Комментарий (если необходимо) впишите комментарий для утверждающего.

(пример заполнения карточки регистрации ниже)

• После заполнения полей карточки необходимо загрузить файлы с документами!
  

  РАЗВЕРНУТЬ (добавление вложений к карточке документа)

  СВЕРНУТЬ

  1) Справа нажмите кнопку Добавить;
  

  2) Выберите на компьютере файл и нажмите снизу кнопку Открыть;

  3) В этом окне нажмите кнопку Да;
  

  4) Загруженный документ отобразится справа. Если нужно загрузить ещё файлы, проделайте те же действия.

• Когда заполнили все поля и загрузили файлы, то в самом низу нажимаете кнопку
  ✔ Зарегистрировать и отправить на резолюцию документ.
  
  
• Если документ будет успешно зарегистрирован, то появится такое сообщение и все поля формы очистятся.
  
  

↑ Вернуться в начало ↑