Регистрация входящей корреспонденции

При поступлении электронного письма или бумажной корреспонденции регистрация входящего документа в системе СЭД Тезис производится следующим образом.

Открыть форму быстрой регистрации в меню Канцелярия → Форма быстрой регистрации.

Загрузите файлы на форму:
Если корреспонденция в бумажном виде, то нужно сначала отсканировать все документы.

• Справа в блоке Вложения нажмите кнопку Добавить, выберите файлы для загрузки на сервер Тезис и нажмите кнопку ОК.
• Если файлов несколько, то загрузите их по одному. Файлы в окне предпросмотра можно перелистывать с помощью стрелок.

Заполнить следующие реквизиты письма (подсвечены желтым фоном):

• Тема - напишите тему из документа или тему электронного письма (О чём данный документ?);
• Содержание вставьте полный текст электронного письма и адрес отправителя или какие-либо комментарии к документу, если он бумажный;
• Способ получения - выбрать из выпадающего списка способ получения документа.
• Исх. № ________ от ________ - исходящий номер и дата, указанную непосредственно в самом документе.
  (если номера нет или это электронное письмо, то вместо номера пишем «б/н»);
• В поле Отправитель выбираем из списка отправителя;
  (если не нашли, то смотрите ниже свёрнутый блок, чтобы добавить нового)

  РАЗВЕРНУТЬ (как найти или добавить отправителя, если его нет в списке)

  СВЕРНУТЬ

  Как найти или добавить отправителя, если его нет в списке

  Если введя слово, вы не нашли нужного отправителя, то нажмите справа в этом же поле на кнопку •••.

  

  Так как список отправителей выводится на основе последнего выбранного отправителя (например, последним выбранным было Юр. лицо, значит выводится список всех Юр. лиц). Поэтому возможны два варианта:

  
  

  1) Поиск
  Если отправитель, например, не Юр. лицо, то сверху выберите Физ. лица или Сотрудники. Введя в поле ниже слово, нажмите кнопку Применить, выберите нужного отправителя. Нажмите снизу кнопку Выбрать.
  

  2) Добавление
  Если всё же отправитель не найден, то сверху выберите Юр. лица или Физ. лица и нажмите кнопку Создать. Введите в окне наименование организации и нажмите ОК. Теперь найдите этого отправителя как описано слева в пункте 1).
  

• В поле Направлено в дело уже будет выбрано актуально дело «Том №1-Входящие 2022» за текущий год.
• В поле Вх. № ________ от ________ необходимо нажать кнопку  Получить номер, дата будет уже вписана текущая
• В поле Руководитель уже будет выбран сотрудник с ролью Утверждающий, который был выбран ранее.
• В поле Комментарий (необязательно) впишите комментарий для утверждающего, если требуется.

(пример заполнения карточки регистрации ниже)

Когда заполнили все поля и загрузили файлы, то в самом низу нажмите кнопку
✔ Зарегистрировать и отправить на резолюцию документ.

Если документ будет успешно зарегистрирован, то появится такое сообщение и все поля формы очистятся.